Politique de données personnelles

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Version en date du 19/10/2026

Sothys Paris attache une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données personnelles et, à cet effet, a mis en place la présente politique.

Cette politique décrit l’usage que Sothys Paris fait, en sa qualité de responsable de traitement au sens du Règlement UE n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit « RGPD », de vos données personnelles, collectées lorsque vous interagissez avec nous (ci-après ensemble les « Services »).

Cette politique a pour but de vous donner une synthèse de l’ensemble des situations dans lesquelles Sothys Paris peut être amenée à traiter vos données personnelles. Vous pouvez toutefois ne pas être concerné(e) par l’ensemble des situations décrites ci-dessous.

Cette politique s’applique à l’ensemble des Services offerts par Sothys Paris, désignée indifféremment par les termes « Sothys Paris », « Nous » ou « Notre ».

Cette politique ne s’applique pas aux sites et services qui disposent de charte ou de politique séparée qui n’incorpore pas ou ne renvoie pas vers la présente politique.

En utilisant nos Services, vous acceptez de nous fournir des informations exactes et vérifiables vous concernant.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Cela désigne toute donnée susceptible de désigner directement (ex : un nom) ou indirectement une personne physique (ex : un identifiant, un code).

Quelles sont les données collectées par nous ?

Dans le cadre de vos échanges avec nous, nous sommes amenés à collecter des données personnelles vous concernant. Ces données diffèrent selon l’objet de nos interactions.

Vous pouvez nous communiquer vos données personnelles de différentes manières, comme cela est précisé dans le tableau ci-après :

- soit de manière directe : notamment par le biais d’un formulaire ;

- soit de manière indirecte : cookies.

Nous ne récupérons pas de données personnelles auprès de tiers, en dehors de celles dont nous sommes responsables conjoints avec lesdits tiers, ou qui sont traitées par nos sous-traitants.

Nous veillons à ne collecter que des données strictement nécessaires ceci afin de pouvoir vous offrir une expérience qui soit la plus agréable et adaptée à vos besoins et afin de pouvoir vous fournir les Services souhaités.

A cet effet et si nécessaire votre consentement sera requis.

Dans le cas où vos données sont collectées par le biais d’un formulaire, nous veillons à intégrer sur ce support les mentions légales nécessaires ainsi qu’une référence ou un lien renvoyant à la présente politique. Les champs devant être obligatoirement renseignés sont marqués par un astérisque. Le fait de ne pas renseigner les champs signalés par un astérisque pourra impacter notre capacité à vous offrir les Services souhaités ou gérer vos demandes.

Les données personnelles qui sont susceptibles d’être traitées, les finalités que nous sommes susceptibles de poursuivre, les bases légales de traitement applicables et les durées de conservation de vos données sont les suivantes, selon les situations donnant lieu à leur collecte :

I. SECURISATION ET NAVIGATION

Situation pouvant donner lieu à une collecte de données personnelles	Nature des données susceptibles d’être collectées	Finalité(s) du traitement (réalisé par nous ou nos sous-traitants)	Base(s) légale(s) du traitement	Durée de conservation des données	Destinataires des données
Navigation	Données de connexion	Assurer la sécurité informatique des sites internet édités par Sothys Paris	Intérêt légitime	12 mois après leur collecte	Sothys Paris, Sothys International, Microsoft Sharepoint, Shopify et l’ensemble de ses sociétés affiliés (Centre d’aide de Shopify \| Sous-traitants ultérieurs)
Création et authentification d’un compte client	Nom, prénom, adresse email, date de naissance, adresse de livraison, adresse de facturation si différente de l’adresse de livraison, moyens de paiement utilisés, données d’identification, données de connexion	Authentifier et donner accès aux interfaces en ligne des différents services proposés grâce au compte client	Intérêt légitime	Données d’identification : jusqu’à 3 ans après l’inactivité Données de connexion : 12 mois après leur collecte	Sothys Paris, Sothys International, Shopify et l’ensemble de ses sociétés affiliés (Centre d’aide de Shopify \| Sous-traitants ultérieurs), Mindbody
Navigation (données collectées par des cookies)	Sur ces points voir notre politique dédiée aux cookies

II. GESTION DE LA RELATION COMMERCIALE

Situation pouvant donner lieu à une collecte de données personnelles	Nature des données susceptibles d’être collectées	Finalité(s) du traitement (réalisé par nous ou nos sous-traitants)	Base(s) légale(s) du traitement	Durée de conservation des données	Destinataires des données
Passation d’une commande de produits (commande, paiement et livraison)	Nom, prénom, nom de l’établissement partenaire, n° de client, adresse email, n° de téléphone, adresse de livraison, adresse de facturation si différente de l’adresse de livraison, moyen de paiement utilisé	Gérer les commandes de produits et services passées auprès de Sothys Paris	Exécution d’un contrat	Données d’identification : jusqu’à 3 ans après l’inactivité Données traitées par le prestataire de transport pour assurer la livraison : 1 an et 1 mois après la livraison de la commande Données liées au moyen de paiement : 1 an après leur collecte.	Sothys Paris, Sothys International (en cas de litige), Simah (préparation et l’expédition des commandes), pour les livraisons de colis du Site : Groupe La Poste pour les livraisons de colis hors Site : DPD, Geodis pour les livraisons sur palettes : DSV Schenker, Shopify et l’ensemble de ses sociétés affiliés et sous-traitants tiers (Centre d’aide de Shopify \| Sous-traitants ultérieurs, Paypal, Visa, Mastercard, American Express, Klarna, établissements bancaires des clients
Service après-vente	Nom, prénom, adresse email, n° de téléphone, adresse postale données d’identification telles que n° de client, n° de commande, produit et/ou service concerné(s)	Assurer le service après-vente des produits et services achetés auprès de Sothys Paris Gérer les retours produits Gérer les remboursements Gérer les exercices du droit de rétractation	Exécution d’un contrat Obligation légale	5 ans après la clôture de la demande d’assistance.	Sothys Paris, en cas de litige : Sothys International et si nécessaire les sociétés de transport: Groupe La Poste , DPD, Geodis,DSV Schenker, établissements bancaires des clients,
Conversation via le Chatbot	Données de connexion, contenu des conversations	Répondre efficacement aux questions posées	Intérêt Légitime Exécution d’un contrat	Durée nécessaire à la réalisation de la finalité	Sothys Paris, Sothys International en cas de litige, Shopify et l’ensemble de ses sociétés affiliés et sous-traitants tiers (Centre d’aide de Shopify \| Sous-traitants ultérieurs
Passation d’une commande de bon cadeau	Nom, prénom, adresse email (client et bénéficiaire du bon cadeau si différent du client), montant de la commande, date d’achat, date de validité du bon cadeau, moyen de paiement utilisé	Editer et contrôler la validité des bons cadeaux	Exécution d’un contrat	5 ans à compter de la date d’achat du bon cadeau	Sothys Paris, Sothys International en cas de litige, Shopify et l’ensemble de ses sociétés affiliés et sous-traitants tiers (Centre d’aide de Shopify \| Sous-traitants ultérieurs, Mindbody, établissements bancaires des clients, Paypal, Visa, Mastercard, American Express, Klarna
Réservation de soins	Nom, prénom, adresse email, n° de téléphone, n° de client, récapitulatif de commande, moyen de paiement utilisé, informations médicales, préférences de soins	Gérer et suivre les réservations de soins Effectuer la prestation de soin	Exécution d’un contrat	Données d’identification : jusqu’à 3 ans après l’inactivité Données liées au moyen de paiement : 12 mois après leur collecte	Sothys Paris, Sothys International en cas de litige, Mindbody, Treatwell, établissements bancaires des clients, Paypal, Visa, Mastercard, American Express, Klarna
Réservation / précommande de produits	Nom, prénom, adresse email, n° de téléphone, n° de client, récapitulatif de commande, moyen de paiement utilisé	Gérer et suivre les réservations de produits et/ou de soins Assurer la vente du produit réservé	Exécution d’un contrat	Données d’identification : jusqu’à 3 ans après l’inactivité Données traitées par le prestataire de transport pour assurer la livraison : 1 an et 1 mois après la livraison de la commande Données liées au moyen de paiement : 1 an après leur collecte.	Sothys Paris, Sothys International en cas de litige, Simah (préparation et l’expédition des commandes), Mindbody, pour les livraisons de colis du Site : Groupe La Poste pour les livraisons de colis hors Site : DPD, Geodis pour les livraisons sur palettes : DSV Schenker, Shopify et l’ensemble de ses sociétés affiliés et sous-traitants tiers (Centre d’aide de Shopify \| Sous-traitants ultérieurs, Paypal, Visa, Mastercard, American Express, Klarna, établissements bancaires des clients
Panier abandonné – Fonctionnalité accessible uniquement si Shop est activé	Nom, prénom, n° de client, adresse email produit(s)/service(s) concerné(s)	Notifier au client qu’un/que des article(s) non commandé(s) est/sont toujours présent(s) dans son panier	Consentement	1 an à compter de la collecte.	Sothys Paris, Shopify
Facturation des achats de produits et/ou services	Nom, prénom, nom de l’établissement partenaire, n° de client, adresse de livraison, adresse de facturation si différente de l’adresse de livraison, adresse email, montant de la commande, détail des produits/services commandés, date d’achat, moyen de paiement utilisé	Editer et conserver les factures d’achat de produits et/ou de services.	Exécution d’un contrat	10 ans à compter de la date d’émission de la facture (pièce comptable)	Sothys Paris, Sothys International
Emission de tickets de caisse	Adresse email, détail des produits services achetés, date d’achat, montant des achats, moyen de paiement utilisé	Envoyer par email aux clients de L’Institut Sothys les tickets de caisse des achats réalisés	Consentement	1 an après la date d’envoi du ticket de caisse	Sothys Paris, Sothys International, Mindbody
Rappel produit	Nom, prénom, adresse email, adresse postale, n° de téléphone	Gérer le rappel de produits auprès des clients concernés Tenir le registre des réclamations	Obligation légale Motif d’intérêt public	10 ans à compter de la date de clôture des opérations de rappel	Les sociétés du Groupe Sothys : Sothys Paris, Sothys International, Simah, en cas de produit sous-traité : le sous-traitant et si nécessaire les autorités françaises et/ou européennes.
Participation à des actions de mécénat socioesthétique	Nom, prénom, profession, type d’identifiant professionnel, numéro d’identifiant professionnel, adresse postale professionnelle	Gérer la relation commerciale Effectuer les déclarations sur le site www.transparence.sante.gouv	Exécution d’un contrat Obligation légale	Jusqu’à 3 ans après l’inactivité Pour les déclarations sur le site www.transparence.sante.gouv : 5 ans à compter de leur mise en ligne sur ledit site	Sothys Paris, Sothys International, le Ministère chargé de la Santé
Demande de renseignements via un formulaire de contact	Nom, prénom, adresses postale et email, n° de téléphone, contenu du message, n° de client, produit/commande concerné/ée(s)	Adresser des réponses aux questions posées sur le site www.sothys.fr	Exécution d’un contrat Consentement	3 ans à compter de la collecte 5 ans à compter de la clôture du litige en cas de litige	Les sociétés du Groupe Sothys concernées par la demande

III. GESTION DES PRESTATIONS DE LA SOTHYS ACADEMY™

Situation pouvant donner lieu à une collecte de données personnelles	Nature des données susceptibles d’être collectées	Finalité(s) du traitement (réalisé par nous ou nos sous-traitants)	Base(s) légale(s) du traitement	Durée de conservation des données	Destinataires des données
Demande de réservation d’une formation	Nom, prénom, adresse email, n° client, adresse postale de l’établissement partenaire	Gérer les inscriptions des participants, les dates et durées de formations Envoyer	Exécution d’un contrat	Jusqu’à 3 ans après le dernier contact	Sothys Paris, Outlook, CRM ?
Participation à une formation physique	Nom, prénom, adresse email, n° client, adresse postale de l’établissement partenaire, préférences alimentaires	Gérer les participations, le planning de la formation Gérer les repas	Exécution d’un contrat Intérêt légitime	Jusqu’à 3 ans après le dernier contact Jusqu’à 1 semaine après la fin de la formation	Sothys Paris
Participation à une formation en ligne (webinaire)	Nom, prénom, adresse email, n° client, adresse postale de l’établissement partenaire	Gérer les participations, le planning de la formation Enregistrer et diffuser les webinaires sur l’espace Pro et le site extranet de Sothys Paris	Exécution d’un contrat Consentement	Jusqu’à 3 ans après le dernier contact 60 mois à compter de l’enregistrement du webinaire	Sothys Paris, Microsoft, clients du réseau France et export de Sothys Paris,
Inscription au registre des modèles de la Sothys Academy™ via le formulaire Microsoft Forms	Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, tranche d’âge, disponibilités, informations médicales, préférences de soins	Gérer et suivre le registre des modèles de la Sothys Academy™	Consentement Intérêt légitime	3 ans à compter du dernier contact	Sothys Paris, Microsoft
Avis sur la visite et expérience	Nom, prénom, adresse email, contenu de l’avis laissé	Obtenir des avis sur les services et/ou expériences avec la société Sothys Paris Modérer et publier en ligne les avis	Intérêt légitime Consentement	18 mois à compter de sa collecte 1 an après la date de mise en ligne	Sothys Paris

IV. GESTION DE LA COSMETOVIGILANCE

Situation pouvant donner lieu à une collecte de données personnelles

Nature des données susceptibles d’être collectées

Finalité(s) du traitement (réalisé par nous ou nos sous-traitants)

Base(s) légale(s) du traitement

Durée de conservation des données

Destinataires des données

Signalement d’un cas de Cosmétovigilance (hors Etats-Unis)

Nom, prénom, âge, profession, téléphone, adresses postale et email, données de santé

Gestion et suivi d’un cas de cosmétovigilance

Obligation légale

2 ans à compter de l’enregistrement du cas de cosmétovigilance (sous réserve de clôture de ce cas ; à défaut jusqu’à la clôture de ce cas).

Sothys Paris, Sothys International, Soredec, Simah,

en cas de produit sous-traité : le sous-traitant, professionnels de santé, organismes notifiés en charge de l’évaluation des produits ; organismes publics nationaux ou étrangers en charge des vigilances dans le cadre de l’exercice de leurs missions

autorités ou agences sanitaires internationales.

Signalement d’un cas de Cosmétovigilance aux Etats-Unis

Nom, adresses postale et email, téléphone, date de naissance, âge, sexe, poids, race, ethnie, type de peau, données de santé, nom du revendeur, adresse postale du revendeur

Gestion et suivi d’un cas de cosmétovigilance

Obligation légale

Durée nécessaire à la finalité de cette opération

Sothys Paris, Sothys International, Soredec, Simah, en cas de produit sous-traité : le sous-traitant,

Registrar Corp : https://www.aers.me/privacy-policy/

professionnels de santé ; organismes notifiés en charge de l’évaluation des produits ; organismes publics nationaux ou étrangers en charge des vigilances dans le cadre de l’exercice de leurs missions ; autorités ou agences sanitaires internationales ;

V. MARKETING

Situation pouvant donner lieu à une collecte de données personnelles	Nature des données collectées	Finalité(s) du traitement (réalisé par nous ou nos sous-traitants)	Base(s) légale(s) du traitement	Durée de conservation des données	Destinataires des données
Demande d’envoi d’une lettre d’information	Adresse email, date de naissance	Envoyer des informations et communications commerciales sur la marque Adresser des offres exclusives et/ou cadeaux	Consentement	3 ans à compter du dernier contact ou jusqu’au désabonnement	Sothys Paris, Klavyo
Personnalisation des communications commerciales grâce aux données d'ouverture et de clic (« pixels de suivi »)	Adresse email, n° de compte client, statut de réception et d’ouverture (horodatage), données de connexion (type d’appareil ou de messagerie utilisée), liens cliqués	Suivi de la délivrabilité des communications commerciales ; mesure de leur efficacité ; amélioration de leur pertinence ; gestion des listes de diffusion. Suivi des paniers abandonnés. Rappel de la possibilité de laisser un avis	Consentement	3 ans à compter à compter du dernier contact ou jusqu’au désabonnement	Sothys Paris, Klaviyo
Mesures d’audience	Données de connexion, données de navigation	Mesurer l’audience des visiteurs des sites internet édités par Sothys Paris Etablir en conséquence des statistiques	Consentement	2 ans après leur collecte	Sothys Paris, Google Analytics, Shopify
Utilisation des réseaux sociaux	Nom, prénom, pseudonyme, photo de profil, contenus mis en ligne	Animer et modérer l’usage des réseaux sociaux Gérer la relation client via les réseaux sociaux, y compris l’image de marque de Sothys	Intérêt légitime	Conformément à la politique de données personnelles de chacun des réseaux sociaux	Sothys Paris, les réseaux sociaux concernés
Ambassadeurs Sothys®	Nom, prénom, réseaux sociaux, pseudonyme, photo de profil, adresse email, n° de téléphone, adresse postale	Gérer l’envoi de colis auprès des ambassadeurs de la marque Sothys® Effectuer les déclarations sur le site www.transparence.sante.gouv	Consentement Exécution d’un contrat Obligation Légale	Jusqu’à 3 ans après l’inactivité Pour les déclarations sur le site www.transparence.sante.gouv : 5 ans à compter de leur mise en ligne sur ledit site	Sothys Paris, Sothys International, le Ministère chargé de la Santé
Participation à une opération promotionnelle (ex : jeu concours)	Nom, prénom, adresses postale et email, n° de téléphone, pseudonymes, réseaux sociaux, photo de profil sur les réseaux sociaux, contenus mis en ligne sur les réseaux sociaux	Gérer et suivre l’opération commerciale	Consentement Exécution d’un contrat	Durée nécessaire à la finalité de l’opération Si applicable : 13 mois après la livraison du lot.	Sothys Paris, Sothys International (en cas de litige), Simah (en cas d’envoi postal d’un lot), les prestataires de transport, les éditeurs d’applications (telles que : Lukky, Unitag, Bitly) permettant la réalisation des tirages au sort et la diffusion des règlements de jeux.

VI. EXERCICE DE DROITS DES PERSONNES

Situation pouvant donner lieu à une collecte de données personnelles

Nature des données collectées

Finalité(s) du traitement (réalisé par nous ou nos sous-traitants)

Base(s) légale(s) du traitement

Durée de conservation des données

Destinataires des données

Demande d’exercice de droits des personnes sur leurs données personnelles

Nom, prénom, adresse email, contenu de la demande, pièce d’identité (si vérification nécessaire)

Gérer les demandes d’exercice des droits des personnes

Obligation légale

5 ans à compter de la date de la demande ou de la clôture du traitement de la demande.

Sothys Paris, Sothys International (DPO)

Il convient de noter que les durées de conservation indiquées couvrent la conservation en base active et en archives intermédiaires. Au-delà des durées indiquées, vos données à caractère personnel seront anonymisées ou supprimées, conformément à notre politique de gestion du cycle de vie des données à caractère personnel.

Qui est le responsable du traitement ?

Le responsable du traitement correspond à la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement. Il est directement responsable du respect des obligations en matière de protection des données personnelles.

Sothys Paris est le responsable du traitement.

Qui sont les destinataires de vos données ?

Vos données à caractère personnel sont destinées exclusivement à des destinataires habilités et déterminés, dans le seul but d’exécuter les Services souhaités. Ainsi, outre les membres internes de notre société, certaines données peuvent être confiées à des sous-traitants (ci-après les « Sous-Traitants »), tels que détaillés dans la colonne « Destinataires des données » des tableaux ci-dessus.

A ce titre, nous vous informons que vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l’Union européenne, dans le cadre de la réalisation de prestations par nos Sous-Traitants.

Dans tous les cas, nous nous assurons que nos Sous-Traitants se conforment à la règlementation européenne applicable en matière de protection des données à caractère personnel et que les transferts sont effectués conformément à cette règlementation.

Comment est assurée la sécurité de vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont protégées par des mesures physiques, techniques et/ou organisationnelles conformes aux exigences légales et règlementaires françaises et européennes, permettant d'assurer leur sécurité et leur confidentialité.

En particulier, notre politique interne de sécurité et de confidentialité porte sur les domaines suivants :

- Sensibilisation des utilisateurs ;

- Authentification des utilisateurs ;

- Gestion des habilitations ;

- Traçabilité des accès et gestions des incidents ;

- Sécurisation des postes de travail ;

- Protection du réseau informatique interne ;

- Sécurisation des serveurs ;

- Sécurisation des sites internet, notamment en utilisant des technologiques de protection comme des systèmes de cryptage ;

- Sauvegardes ;

- Archivage sécurisé ;

- Protection des locaux

Elle vise à empêcher que vos données soient déformées ou endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Par ailleurs, nous nous assurons, dans le cadre d’engagements écrits, que nos prestataires et Sous-traitants présentent des garanties et mettent en œuvre des mesures de sécurité suffisantes pour assurer la protection des données personnelles dont le traitement leur est confié conformément aux exigences de la législation en matière de protection des données personnelles.

Quels sont vos droits ?

Conformément à la règlementation en vigueur, vous disposez d’un droit d’information (recevoir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples), d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de portabilité et de limitation de vos données personnelles en vous adressant à l’adresse : dpo@sothys.net.

Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Ces directives peuvent être générales ou particulières. Vous pouvez notamment préciser les personnes que vous souhaitez désigner pour exercer ces droits et déterminer les modalités selon lesquelles vos données personnelles pourront être conservées, supprimées ou communiquées après votre décès.

À défaut de directives ou de dispositions particulières applicables, vos données personnelles pourront faire l’objet d’un traitement après votre décès dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur, notamment à la demande de vos héritiers lorsque celle-ci est nécessaire pour l’organisation et le règlement de votre succession ou pour faire valoir leurs droits.

En cas d’exercice de votre droit d’opposition et/ou d’effacement et/ou de portabilité des données vous concernant :

- nous risquons d’être dans l’impossibilité de réaliser certains Services ;

- nous serons dans l‘impossibilité d’y faire droit lorsque la base légale du traitement concerné est le respect d’une obligation légale (ex : cosmétovigilance).

Vous avez la possibilité, à tout moment :

- de retirer votre consentement à la collecte et au traitement de vos données personnelles ;

- de modifier ou de révoquer vos directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

En cas de doute sur votre identité, nous pourrons être amenés à vous demander une copie de votre pièce d’identité.

Vous bénéficiez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL :

- sur le site internet de la CNIL à l’adresse : https://www.cnil.fr/fr/plaintes ; ou

- par courrier postal en écrivant à : CNIL - Service des Plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

et/ou d’effectuer tout recours juridictionnel.

Nous vous rappelons également que conformément aux dispositions des articles L.223-1 et suivants du Code de la consommation, Sothys Paris ne peut vous démarcher téléphoniquement à des fins de prospection commerciale, sauf si vous avez préalablement exprimé votre consentement à recevoir des prospections commerciales par téléphone.

Le fait de communiquer votre numéro de téléphone, notamment lors de la création d’un compte ou de la passation d’une commande, ne vaut pas consentement à recevoir des appels téléphoniques de prospection commerciale.

Dans le cas où vous auriez accepté de vous faire démarcher téléphoniquement, vous pourrez retirer votre consentement à tout moment en vous adressant à : service.conso@sothys.net.

En l’absence de consentement préalablement, nous nous interdisons toute sollicitation téléphonique ayant pour finalité la prospection commerciale.

Mise à jour

La présente politique peut être mise à jour à tout moment, notamment pour tenir compte de tout nouveau traitement de données personnelles, de changements réglementaires, juridiques ou technologiques. La mise à jour devient effective dès sa mise en ligne.

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